各单位、各部门：

學(xué)校重大活动档案，真实记载和反映了校党委、校行政领导全校师生在學(xué)校改革、发展和建设中取得的重要成就，是學(xué)校的宝贵财富。加强學(xué)校重大活动档案的收集管理(lǐ)，不仅有(yǒu)利于维护历史真实面貌，而且可(kě)以為(wèi)档案服務(wù)教學(xué)、科(kē)研和管理(lǐ)提供更详实的材料。根据《中华人民(mín)共和國(guó)档案法》、《河北省档案工作条例》、《河北省档案接收和收集管理(lǐ)办法》和《普通高等學(xué)校档案管理(lǐ)办法》等法律、法规的规定，现就加强我校重大活动档案收集管理(lǐ)有(yǒu)关事项通知如下：

一、重大活动的范围

重大活动是指我校在党委、行政、教學(xué)、科(kē)研、文(wén)化、财经、外事等方面开展或发生的，具有(yǒu)较大影响和重要意义的活动。主要包括：

（一）党和國(guó)家领导人来我校检查、视察、指导工作；及外國(guó)元首、政府首脑、政党领袖和國(guó)际组织负责人、著名外國(guó)友人来我校参观、访问、考察； 

（二）國(guó)际、國(guó)内高层机构对學(xué)校的各种评估、检查活动；

（三）省、市主要领导人参加我校有(yǒu)较大影响和重要意义的活动；（四）校党委、行政组织的重大政治、经济、教學(xué)、科(kē)研、文(wén)化、體(tǐ)育、外事等活动；

（五）在我校举行的全國(guó)性、國(guó)际性会议和重大教學(xué)、科(kē)研、管理(lǐ)、文(wén)化、體(tǐ)育、艺术等活动；

（六）重大庆典、纪念活动；

（七）严重自然灾害、重大抢险救灾活动、重大疫病防治，或处置重大突发事件和解决重大纠纷；

（八）其他(tā)依法应当建档的重大活动。

二、重大活动档案的内容

重大活动档案是指在相关活动中直接形成的具有(yǒu)永久保存价值的文(wén)字、图表、声像、实物(wù)等各种形式的历史记录。其内容主要包括：

（一）文(wén)件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文(wén)字材料；

（二）录音带、录像带、光盘；

（三）照片（含正片和底片）、图片和其文(wén)字说明；

（四）荣誉称号的证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗，外事活动中的重要纪念品；

（五）其他(tā)具有(yǒu)历史参考价值的资料。

三、重大活动档案的采（收）集方式

學(xué)校综合档案室负责对全校重大活动档案归档工作依法进行监督、检查和指导。

（一）學(xué)校重大活动，在筹备阶段要有(yǒu)综合档案室的人员参加，直到本活动结束，以切实做好有(yǒu)关建档、归档的协调服務(wù)和监督指导工作。

（二）重大活动的主办或承办单位，应在活动项目确定后，及时填写 "重大活动档案管理(lǐ)登记表" （见附件），报送學(xué)校档案室登记备案。學(xué)校档案室收到登记表后，应派人到现场指导、采集有(yǒu)关档案资料。主办或承办单位应為(wèi)其办理(lǐ)相关证件，并提供工作便利。

（三）重大活动的主办或承办单位在活动结束后15个工作日内，将活动形成的全部档案进行整理(lǐ)，向學(xué)校综合档案室移交。由几个部门共同举办的重大活动，各协办部门分(fēn)别将本部门承办工作所形成的档案资料初步整理(lǐ)后（标明活动主题、时间、地点、人物(wù)等），交主办部门集中，集中整理(lǐ)后，再移交學(xué)校综合档案室。

四、重大活动档案的采（收）集要求

（一）重大活动档案属國(guó)家所有(yǒu)，是國(guó)家档案的重要组织部分(fēn)，由學(xué)校档案室统一接收、保管和提供利用(yòng)，任何单位和个人不得拒绝移交或据為(wèi)己有(yǒu)。损毁、丢失或拒不移交重大活动档案者，自行承担法律责任；

（二）重大活动主办或承办单位，应把活动的档案材料收集、积累、整理(lǐ)、移交工作，列入参与活动的部门和有(yǒu)关人员的职责范围；

（三）重大活动档案一律移交原件；

（四）移交重大活动档案时，交接双方要按规定履行交接手续；

（五）學(xué)校综合档案室要对接收的重大活动档案妥善保管，依法开展利用(yòng)工作，充分(fēn)发挥其作用(yòng)。

附：重大活动档案管理(lǐ)登记表

河北师范大學(xué)

2006年11月6日

附：

重大活动档案管理(lǐ)登记表

填报单位（章）                   填报人            年   月   日